3、解决的方法：
　　
　　3.1、加大档案资料的投入，由专人负责消防档案资料的建设。单位应该设立专门的档案室，购买质量好、样式好、数量足的档案柜，要分类齐全，分别放置。目前在消防部队存在着警力严重不足的现象，如何解决这种矛盾呢？可以采取如下两种措施：首先，可以聘请地方专门从事内勤工作的人员来进行档案资料的管理，在选择人员时应该择优选取，选择比较优秀、工作责任心强、心细、文字功底强的人员来从事内勤工作；其次，目前每年各地都要从地方大学里招收一批大学生，在招收的时候，可以招中文系或者艺术系等相关专业的人员从事内勤工作。在一些大单位，包括支队机关和工作量较大的单位，一个人不够可以聘请两个或者多个人员从事内勤工作，对于内勤人员较多的单位要健全组织、完善机制、分工负责，由专人负责档案资料的填写，由专人负责档案的制作，由专人负责档案资料的审核，由专人负责档案资料的整理装订。
　　
　　3.2、提高内勤人员的业务素质，进行专门的业务培训。对于内勤人员不光应有良好的工作作风、思想素质，而且还应有较高的业务素质。因此要定期地组织人员进行业务培训，培训形式多样，也可以组织内勤人员到档案工作开展好的单位或者档案局、图书馆参观学习。在培训过程中应向他们讲授消防档案的分类和装订顺序。内容可以参照如下：消防档案可以分为建筑工程消防监督审核验收卷，消防安全检查卷，消防监督检查卷，火灾事故调查卷，消防行政处罚卷，举报投诉卷。另外，还应向他们讲授档案的装订顺序，比如消防安全检查卷的装订顺序如下：消防安全检查意见书，消防安全检查申报表，建筑消防设计防火审核意见书、消防验收意见书复印件，消防安全组织、消防安全责任制度，消防安全管理制度、消防安全操作规程等，员工经过消防安全培训证明材料，灭火和应急疏散预案，现场消防安全检查记录，录像、照片资料目录及其索引，其他相关资料；火灾事故调查卷卷内法律文书及装订顺序如下：火灾事故调查报告，火灾原因认定书，火灾事故责任书，火灾损失核定通知书，火灾现场勘查笔录、火灾现场图，火灾现场物证提取清单，讯问笔录和询问笔录，技术鉴定结论，专家意见，火灾直接财产损失申报表及其受理凭证，火灾直接财产损失核定表，火灾现场录像、照片及其索引，其它应当订入案卷的材料；举报投诉卷按照下列顺序建立案卷：举报投诉案件查处情况报告，下发举报投诉人及其有关人员的文书、文件，举报投诉资料及其受案凭证，调查证据资料，集体讨论意见，其他资料。在装订的过程中，每个省消防总队可能都下发有关于《消防档案管理暂行规定的通知》，我们可以参照通知的要求进行整理装订。
　　
　　3.3、实行奖惩分明，建立奖惩机制。总队及支队和大队都要层层制订详细的奖惩措施，并将消防档案纳入消防监督工作考核的范围，并制定考评标准，保证消防监督管理工作的落实；在消防档案管理工作中，对档案的建立、归档、管理和提供使用等工作作出显著成绩的，单位应该给予表彰奖励；在消防档案管理工作中，由于没有落实管理制度和措施，造成档案破损、丢失和其他影响档案管理、使用的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
　　
　　3.4、及时归档更新。行政处罚卷在结案后，要及时地将其装订成册，按照装订顺序编号。对于消防安全管理档案、火灾事故调查卷、建筑审核卷、举报投诉卷都要按照规定和顺序进行装订。对于消防安全重点单位档案，由于每年单位的法定代表人及消防安全管理人和规章制度都要发生变化，因此我们一定要根据变化及时地进行更新，以便让单位领导和其他人员知道变化，并有针对性地开展工作。
　　
　　3.5、尽量避免过度调换内勤人员。在选取内勤人员时，应该选取一个比较固定，最好选取当地的人员和愿意长期从事本单位内勤工作的人员来干内勤，另外，在选取内勤人员时，要和他们签订一份长期合同，合同不到期，不允许他们离开工作岗位，即使内勤人员必须要更换，在更换时要履行交接手续，把档案资料要写一个完善的台帐和明细表，哪些已经装订成册，哪些还没装订的，都要移交给下一任内勤人员。
　　
　　3.6、文书档案管理和电子管理并存。一份文书档案如何能够长期的保存？当然前面所说的好的管理方法是很必要的，但是当前科技日益发展，特别是电子科技，象电脑软件、U盘、办公操作系统等，这些都为档案资料的建立和完善提供了很好的方法，并且通过这些电子处理可以长期保存，档案资料不易丢失。因此，我们也应采取电子管理，每个单位可以装订消防管理系统及其他方面的消防办公软件，使得消防档案更加完善。