目前，消防部队的档案资料建设任务相当繁重，因为消防工作涉及面广，量大，包括防火、灭火、部队管理、灭火救援等方面的工作，每一项工作都是非常繁锁，由于任务重、工作量大，加上有的单位管理不善，方法不当，使得我国消防部队在档案资料建设方面存在很多问题。俗话说：“档案是我党的珍贵财福”，档案建设好了，对于促进单位工作有着重要的作用，提高单位工作效益，理顺单位工作思路也颇有益处。
　　
　　1、消防档案资料建设存在的问题：
　　
　　1.1、档案错误多，不真实。有的单位在消防档案资料建设中，尽管量很多，一年一个消防大队行政处罚卷达到近百份，消防安全管理档案达到几百份，他们追求的是在量上有所突破，从而为争先创优奠定基础，但是他们所作的档案大部分都是伪造的，因此在文书编号、当事人签名、询问笔录、时间控制等方面漏洞百出，然而，上级领导来考评和检查时，有时只是粗略的看一下，有时对于存在的问题只是“争一只眼闭一只眼”，只要数量上有所突破，说明单位在工作上就有亮点，就可以评上先进，从而形成恶性循环。使得一些真实的档案体现不出来，而一些假冒的档案文书却随处可见，错误也难以避免。
　　
　　1.2、分类不详细，存在大杂烩现象。有的单位没有单独的档案柜，所有的档案文书都放在内勤人员的抽屉里面，包括现场检查笔录，责令限期整改通知书，复查意见书，重大火灾隐患整改通知书，建筑审核意见书，建筑工程验收意见书，重点单位消防档案，火灾事故档案等，加上有的内勤人员懒惰，不及时地将这些档案资料归档装卷，也不知道如何分类、如何编号、如何装订等，如果遇到年终再进行统一的装订，使得一些档案资料被误编，将行政处罚档案整理为消防安全管理档案，将消防安全重点单位档案整理为火灾事故档案等。
　　
　　2、分析存在问题的原因：
　　
　　2.1、内勤人员工作不认真，无专人负责。有的内勤人员面对繁锁的档案资料建设在工作上不能够认真细致地进行整理，不能够静下心来整理档案资料，对于白天干不完的工作就让他睡大觉，不能够做到案无积压。有的单位无专人负责内勤工作，有的防火参谋负责防火检查、建审、火调、消防重点单位管理、内勤等方面的工作，因此，任务和工作量相当大，因此他们就不能够抽出更多的时间来整理档案资料，不能够对档案资料进行认真细致地分类，不能够使得档案资料更加完善。
　　
　　2.2、档案资料不真实，造假现象严重。因为目前提出在消防执法质与量上实现双突破，有的单位为了争先进，使得单位在执法量上走在同行业的前列，因此将一些本来没有实施处罚的单位场所建立为行政处罚档案，伪造当事人的签名，因此在文书编号、领导审核、法律条文运用等方面存在着错误。有的由于以赞助代处罚，本应处罚一万元的用一千元赞助代替，因为存在腐败现象及地方保护主义等现象，使得一些处罚不能够到位，因此一些未有按照要求整改的单位场所而建立成消防安全管理档案，到期复查时意见书内容填写为都按照要求整改完毕。
　　
　　2.3、内勤人员素质低，不懂如何对档案资料进行分类。有的单位内勤人员是从地方聘请过来的，由于他们对于消防工作了解不够，不知道消防档案的分类，不知道消防档案的装订顺序，使得在消防档案资料建设方面问题很多。而有的单位内勤人员是从地方大学生刚分来的干部或者从其他兵种部队转行到消防部队工作的干部等。因为他们刚刚界入消防工作，对于消防工作很生疏，因此在消防档案资料建设也存在着很多问题。
　　
　　2.4、档案资料不能够及时地归档。由于内勤人员懒惰，使得一些档案资料不能够及时地归档，有的该建档的资料由于时间一长而忘记归档，甚至保管不当而丢失，如果再用时就难以找到，为了应付检查和考评，只好重新造假，失去了档案资料的真实性。
　　
　　2.5、内勤人员调换频繁，交接手续不全。有的单位一年甚至几个月就更换一个内勤人员，使得一些刚刚熟悉业务的内勤人员流失掉，因为培养一名合格优秀的内勤人员需要至少半年时间，一个人刚刚熟悉业务又被换走，有时因为交接手续不全，使得一些还未及时归档或者到期应该建档的消防档案资料不能够很好的归档。从而将一些珍贵的档案资料不能够得以很好的保存。