1、目的与适用范围
本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,
本制度适用于公司文书档案的管理。
2、工作内容
2.1文书档案的归档
2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。
2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。
2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。
2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。
2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:
2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。
2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。
2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。
2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。
2.2文书档案的整理和保管
2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,
2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。
2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。
2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。
2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。
2.3文书档案的签定和销毁
2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。
2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。
2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。
2.3.4销毁时必须多人以上监销。销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁清单和有关领导的签署材料永久保存。
2.4文书档案的统计利用
2.4.1档案室要定期或不定期编制有关统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴定、销毁、借阅、复制等。
2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。
2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保密,严禁私自涂改和销毁。
2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。