第四章  文件的编制与审批

第19条 文件格式要求。

1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。

2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

3.文件应字迹清楚，标示明确。

第20条 管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。

第21条 体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。

第22条 施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。

第23条 工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。

第24条 制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。

第25条 文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。

第五章  文件的编号

第26条 公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。

第27条 档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。

第28条 体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。

第29条 制度文件的编号。

1.编号规则：

WYJS-□□□□-X□□-□□□□

部门代号  顺序号  发布年号

2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。

3.文种代号：X表示文种代号，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。

4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。

5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视情况可省略。

第六章  文件的发放与签收

第30条 文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。

第31条 外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。

第32条 国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。

第33条 施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。

第34条 新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。

第35条 集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。

第七章  文件的保存

第36条 文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。

第37条 文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。

第38条 文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。

第39条 当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

第八章  文件的更改

第40条 文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。

第41条 文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

第42条 文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。

第43条 外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。

第44条 文件的更改/修订方式。

1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。

2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。

3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。

4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。

第45条 文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按ISO9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“A/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“A/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“B/0”。

第九章  文件的废弃与销毁

第46条 作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。

第47条 若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。

第十章  附则

第48条 本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。

第49条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。

第50条 附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。