文件管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则

第1条 为使集团文件管理工作科学化、规范化,确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题,便于文件的检索、存档,特制订本办法。

第2条 本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条 本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条 主要职责。

1.集团领导:负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心:负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施,包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制;监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心:负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心:负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件,并对文件的执行进行进行监督,收集反馈信息,不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心:负责策划文件管理的监督体系,并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司:负责执行集团下发的各项文件;收集所在地的相关法规与其他要求;建立健全本区域内部文件管理体系,并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章  文件的类别

第5条 文件的分类方式很多,为便于管理,本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别,例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条 公文。

1.定义:公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类:公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理:包括公文的收发、传阅、督办和归档等,详见《公文管理办法》。

第7条 档案。

1.定义:档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类:档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

3.档案管理:包括档案的收集、整理、归档和保管等,详见《档案管理办法》。

第8条 体系文件。

1.定义:管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系,俗称三大体系,是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。

2.分类:体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。

3.体系文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等,具体管理办法及文件内容,详见公司“三合一”管理体系。

第9条 制度文件。

1.定义:指为了维护正常的工作秩序,保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件,是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2.分类:本办法将制度文件分为指令文件(规划、策划等)、管理文件(综合型管理办法)、流程文件(各类流程及其规范)、作业文件(说明书、工作操作手册等)和表图文件(各类统计图表、分析图表)。

3.制度文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等。

第三章  文件的管理

第10条 企业管理中心为集团文件的归口管理部门,负责建立健全文件管理制度,加强集团文件的统一协调与管理,保证集团文件管理工作高效运转。

第11条 集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

第12条 对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控文件,造成的问题由执行人负责。

第13条 文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单,以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。

第14条 管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件,任何人不得外泄。

第15条 工程类文件由工程管理中心(区域公司工程部)控制。

第16条 集团企业技术中心负责及时核查(每半年一次)法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本,并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查,并将变更情况通知集团及所属项目部。

第17条 企业管理中心负责及时评审(每年不少于一次)集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性,并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。

第18条 体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时,由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审,以确定是否需要更新,文件若发生修改,则须经再次批准。

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