公文管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则
第1条 为进一步规范公司公文管理,促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化,确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实,提高行政工作效率和质量,制订本办法。
第2条 本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。
第3条 主要职责。
1.集团领导:负责公文的审核、批示、签发等。
2.集团企业管理中心:负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定;
3.集团行政管理中心:负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。
4.集团各中心:负责对相关收文的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。
第二章  公文的类别
第4条 按照公文来源,将公文分为外来公文与内部公文两类。
1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位(转)发给公司的公文。
2.内部公文指在公司内部使用的公文,包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。
第5条 按照公文收发的单位层级方向,将公文分为上行文、下行文、平行文三类。
1.上行文,指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文,文种有“请示、报告”。
2.下行文,指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件,文种有“指示、批复、通知、通报、决定、决议”等。
3.平行文,指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件,文种有“函”。
第6条 按照公文的文种,将公文分为正式公文与非正式公文。
1.正式公文包括:决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。
2.非正式公文包括:会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。
第7条 按照公文的保密等级划分,分为普通公文与保密公文。
第8条 常见公文文种的选用。
1.指示:领导对下级单位布置工作,阐明工作、活动的指导原则。
2.决定:对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。
3.决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。
4.通知:传达上级的指示,要求下级办理或者知悉的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文,可带附件;对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。
5.通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
6.布告:对公众公布应当遵守或周知的事项。
7.公告:向国内宣布重大事件。
8.通报:表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。
9.报告:向领导、上级单位汇报工作,反映情况;重要会议的发言稿。
10.会议纪要:经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。
11.请示:向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审核批准某些重要事项。
12.申请:向上级或同级别请求批准一般事项。
13.批复:答复下级部门(单位)的请求事项。
14.函:平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方;向无隶属关系的有关主管部门(单位)请求批准和答复审批事项。
第三章  收文管理
第9条 收文主体及范围。
1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文(含建设集团业务及其他业务)、党委收文、工会收文三大类。
2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理,对重要公文应转交行政管理中心归档(参见《档案管理办法》)。
第10条 外来公文的签收。
1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收,并填写《外部收文登记表》。在签收和拆封时,要认真核对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因,做出相应处理。
2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查,发现问题要及时上报,并作异常登记。
3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号,以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类,并进行统一编号。
第11条 收文批办流程(走OA流程),相关工作标准详见《外部收文流程规范》。
1.建设集团收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→总裁批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
2.党委收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→行政副总裁审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
3.工会收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→工会主席审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
第12条 收文批办注意事项。
1.效率意识。为加速文件运转,行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度,及时发起OA流程;在领导批示后,督促各部门批办,并及时归档。
2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,任何人不得将重要文件带回家和公共场所,也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。如需备查,应按照有关保密规定,并征得行政管理中心主任同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档、周转。
第13条 本公司人员外出参加会议带回的文件及资料,及时送交行政管理中心进行登记(参见《档案管理办法》)。
第四章  发文管理
第14条 发文主体。公司正式公文的发文工作由行政管理中心负责。各部门、各组织(党委、工会等)需要正式向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的,向行政管理中心提出发文申请,并由行政管理中心发文。
第15条 发文范围。凡是以公司名义,由行政管理中心发出的文件、通告、制度、决定、决议、请示、报告等,均属于发文范围。
第16条 发文批办流程(走OA流程),相关工作标准详见《内部发文流程规范》。
1.建设集团发文:部门发起人→部门负责人审批→业务分管领导审批→企业管理中心主任核稿→总裁签发→董事长签发→行政管理中心主任填写办理意见→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
2.党委发文:企业管理中心主任起草→行政副总裁核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
3.工会发文:企业管理中心主任起草→工会主席核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
第17条 发文格式要求。行政公文一般有公文版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、生效日期、版尾(主题词、抄送单位、印发说明、页码),见《公文格式模板》(详见附件1-10)。
1.版头。在公文首页正上方为红色方正粗宋字体,字样为“**建设集团股份有限公司文件”或者“**建设集团股份有限公司××委员会文件”,代表公文属性,如“**建设集团股份有限公司工会委员会文件”。
2.发文字号。字号由三部分组成,前面用“**建设××”表示公文类别(详见附件13《公司发文编号规则》),中间为年份,后面为本年份该类公文的顺序编号,如“**建设〔2011〕12号”。
3.标题。指精炼、准确概括公文主要内容的纲要性文字,末尾应含文种,整个标题中一般不含标点符号(除颁发规章制度或转发其他公文时加书名号、并列单位间加顿号外),如“关于××季度质量、安全大检查通报”。
4.主送单位。在标题下,顶格写明主送对象,末尾加冒号,如“各区域公司、项目部:”。除下行文和平行文之外,上行文一般只有一个主送单位。
5.正文。指公文的正式内容,应层次分明,条理清晰,并以规范字体、字号书写。
6.附件说明。公文如有附件,应紧接正文(正文下间隔一行,行首空一格)标明附件的顺序号、名称。附件应在版尾后另起一页,并尽可能与公文正本装订在一起;如篇幅较长或版式复杂的,可分开装订,并在附件首页的左上角注明发文字号。
7.生效日期。生效日期需另起一行,用汉字注明年月日(如二〇××年六月十九日)。生效日期距右侧4个汉字距离。
8.版尾。版尾内容在公文末尾,一般有四行:第一行为关键词,各关键词之间空一格;第二行为抄送单位,各抄送单位之间以顿号隔开,末尾用句号;第三行为印发单位(一般写公司全称或公司的某个组织)及印发日期(如20××年6月19日印发);第四行写明印发份数,靠右排列。
9.页码:公文超过3页,应在文档底部靠右标明页码,页码左右两侧无需加横线。
第18条 发文批办注意事项。
1.各类文件的起草者,应注意公文内容的严密性与格式的规范性,起草完毕后应先确认无明显疏漏后,再发起OA流程进行批办。
2.行政管理中心在应对公文进行规范排版,再行打印分发;分发时严格按既定发文范围进行发放。
第五章  其他管理
第19条 公文的记录、统计与归档。
1.记录。行政管理中心应及时在办公自动化(OA)系统上填写《外部收文登记表》(附件11)、《内部发文登记表》(附件12),按公文形成的时间顺序,结合事由进行排列编号,并填写文件目录。目录内容包括序号、文件名称、类别、页数、时间(接收、发放等)、文件编号、使用部门/签收人员、备注等项目,形成系统的收文与发文台帐。
2.统计。行政管理中心应定期对收发的公文进行数量、批办所用时间等项目进行统计分析、总结,不断提高公文办事效率与效能。
3.归档。所有具有保留和备查作用的公司文件,行政管理中心必须整理归档(参见《档案管理办法》),统一保管。
第20条 各部门参与的公文工作。
1.各部门对外部收文的批办过程中,应及时记录、总结相关问题,将重要情况向公司领导汇报并通告相关部门。
2.各部门对所发起的公文,负有督促执行与过程监察的职责,对执行过程中发生的问题及时记录、总结,对重要情况应向公司领导汇报并通告相关部门。
3.各部门应对本部门所参与的公文进行分类统计,视文件保密等级对有关文件存根备查。
第六章  附则
第21条 本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第22条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第23条 附件:(1)公文式样一[集团下行文];(2)公文式样二[集团上行文];(3)公文式样三[集团公司会议纪要];(4)公文式样四[集团公司函];(5)公文式样五[集团公司日常通知];(6)公文式样六[区域公司下行文];(7)公文式样七[区域公司上行文];(8)公文式样八[区域公司会议纪要];(9)公文式样九[区域公司函];(10)公文式样十[区域公司日常通知];(11)外部收文登记表;(12)内部发文登记表;(13)公司发文编号规则。
 

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