首次会议是现场审核开始，认证审核在爱审核方现场进行，审核过程将召开一系列会议；审核组准备会、首次会议、审核组内部会议、审核组与受审核方沟通会议、末次会议。在审核活动中如发现严重不符合，应及时召开临时沟通会、通报审核发现的重要信息。

会议是审核过程中受审核方与审核组成员之间交流的主要手段。不同会议有不同的目的，应由不同的人参加，如果要实现会议的目标，就需要认真安排好所有的会议，包括会前策划（目的、参加人、时间）、会议控制（时间、内容、气氛、排除干扰、坚持达到会议目标）。这些会议一般由审核组长或分组组长主持，其他审核组成员辅助进行。

1．首次会议的目的

首次会议是现场审核的序幕，首次会议的召开表明现场审核的正式开始。首末会议是审核组与受审核方高层管理人员见面和介绍审核过程的第一次会议，第一印象十分重要，因此应抓住机会，以正确的表达和行为方式开始审核活动。首次会议的目的包括：

（1）向受审核方中高级管理者介绍审核组成员；

（2）确认审核范围、目的和计划，共同认可审核进度表；

（3）简要介绍审核中采用的方法和程序；

（4）在审核组和受审核方之间建立正式的联络渠道；

（5）确认审核组所需的资源与条件已齐备；

（6）确认末次会议的日期和时间；

（7）促进受审核方的积极参与；

（8）向审核线介绍有关的现场安全和应急程序；

（9）参加人员为审核组全体人员、观察员，被审核方的管理者代表。各部门管理人员，双方见面应严肃活泼。

2．首次会议的程序

首次会议由审核组长诗，会议程序大致如下（在实施中有些步骤可按具体情况归并或简化）：

（1）与会者签到：与会的审核组成员和受审核方人员分别在规定的记录上签到，并说明身份或行政职务。签到表是审核报告的正式资料。

（2）人员介绍：审核组长宣布开会，首先介绍审核组成员和资格，并说明受认证机构委托实施该项目审核，也可简单介绍所属认证机构的情况，以表明其权威性。然后，由受审核方介绍与会的各管理层代表。

（3）申明此次审核范围、审核目的、审核准则和审核计划，并由双方最终确认。如确有需要，可修改计划，但应双方协商，总的审核日程不应大变，要让每受审部门了解审核计划。

（4）审核方法及程序介绍：审核组长应说明审核的基本方法是抽样，审核结果以抽样检查为依据，有一定风险和局限性，审核组长应介绍审核的程序。

（5）审核结论的报告方式：审核组长应说明审核结论的种类，并说明审核组仅提供推荐性结论，最后须由认证机构决定并发布正式结论。

（6）确定联络、陪同人员和审核组办公条件：在首次会议上确定陪同人员，陪同人员的主要作用是联络、向导和见证，并与受审核方落实办公地点、时间、交通、安全防护条件及食宿安排等。陪同人员必需对审核的部门和项目有较全面的了解。

（7）强调审核的公正性、客观性：审核的生命在于公正性和客观性，审核员将尊重客观事实，用客观证据说话，不听信道听途说，不提供咨询，并希望得到受审核方的配合和支持。

（8）保密承诺：审核组长应申明审核人员的保密守则，承诺保守受审核方的技术、管理诀窍和商业信息等秘密。

（9）明确限制条件：受审核方如有清洁区、危险区等限制条件和要求，包括特殊防护衣着的安排，应在会上予以明确。审核中如有某些不能涉及的区域或保密区域应予以说明。

（10）澄清疑问：对有疑问的问题应在会上予以澄清，并确定末次会议的时间、地点及参加人员。

（11）由受审核方最高管理者简单致辞：扼要介绍实施HSE管理体系的过程和绩效，代表受审核方表态并要求各部门积极参与和配合审核组工作。通过受审核方讲话，初步营造轻松、和谐、融洽气氛。

最后，审核组长确认有关问题已全部明确或澄清，在表示谢意后，则可结束首次会议。

3．首次会议的注意事项

（1）审核组长主持认证审核首次会议，会议的时间以30分钟左右为宜。为此，主持者应预先做好准备，该讲的内容要讲到。

（2）受审核方的最高管理者和各门主要负责人（尤其是接受审核的负责人）应参加首次会议，有特殊情况应指定代表参加，审核组不应强求受审核方某一领导非参加不可。

（3）审核计划如有必要可作适当调整和修改。

（4）受审核方领导讲话应尽量简短。

（5）首次会议的形式显示了审核的“基调”和风格，会议开始前征求受审核方最高管理者会议开始，以达到开诚布公，气氛融洽而又坦率透明，力求守时、务实、讲究实效。