OSH管理体系记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，以使职业安全健康管理体系记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。

1．编制记录总体要求的文件

根据标准、手册和程序文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。

2．表格设计

在编制程序文件与作业文件的同时，分别制订与各程序相适应的记录表格。必要时可附在程序文件和作业文件的后面。

3．校审和批准

汇总所有记录表格，组织有关部门进行校审。校审的重点，应从体系的整体性出发，重点是各表格间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性。校审并作相应修改后报主管领导批准。

4．汇编成册

将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

5．要求

◇　应建立并保持有关职业安全健康管理体系记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序；

◇　记录应在适宜的环境中贮存，以减少编制或损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制订相关方查阅和索取所需记录的有关规定；

◇　应明确记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁盘或其它媒介)；

◇　按规定表式填写或输人记录，做到记录内容准确，填写或输入及时，字迹清楚整齐；

◇　根据需要规定记录的保存期限，一般应遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管；合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定；

◇　应规定对过期或作废记录的处理方法。