整合型体系审核的有关问题探讨

作者：马骅　　评论：　更新日期：2009年09月15日

　为了提高企业在市场上的综合竞争能力，树立良好的形象，越来越多的企业都在积极建立综合型管理体系。寻求“整合体系”认证，给认证机构带来了新的机遇和挑战。如何有效地实施整合型体系审核，目前，尚无统一标准和规定，将是我们亟待研讨和解决的问题。

1 整合型体系建立的必要性和可行性

1．1 什么是整合型体系
　　ISO9000：2000标准将管理体系定义为：建立方针和目标并实现这些目标的体系。
　　质量管理体系、环境管理体系和职业安全健康管理体系都是管理体系的组成部分，故整合型体系可以理解为：组织按质量管理体系、环境管理体系和职业安全健康管理体系等标准要求建立方针、目标，并实现这些目标的统一的管理体系。
1．2 建立整合型体系的方式
　　组织可以按照两个或更多个标准要求建立整合型体系，例如QMS+EMS／QMS十EMS十OSHMS……
1．3 建立整合型体系的必要性和可行性
　　ISO9001、ISO14001和OSHMS审核规范3个标准研究的对象和要达到的目的虽然不同，但3个标准又有许多要求是相似或相容的。这些要求的相似性使体系的整合变得可能，概括起来有以下几方面：
　　(1)都遵循自愿采用的原则，不是强制性标准；
　　(2)都是采用过程方法建立体系，标准的结构相似；
　　(3)组织所确定的质量方针、环境方针、职业安全健康方针均与组织的经营宗旨相适应，都应体现遵守法律、法规承诺；
　　(4)都是按照PDCA循环的过程，达到使体系不断改进和完善的目的；
　　(5)都要求建立文件化管理体系；
　　(6)都要求明确职责分工、形成文件，并在组织内沟通、传达；
　　(7)都提出遵守法律、法规的要求；
　　(8)都要求任命管理者代表，由其负责体系的建立、实施和保持；
　　(9)都要求制定目标，并且其实现情况可测量；
　　(10)都要求为体系的运行配置充分的资源；
　　(11)都有能力、意识、培训的要求；
　　(12)都有文件和记录控制的要求；
　　(13)都强调信息的沟通和交流；
　　(14)都有3级监控机制的要求；
　　(15)都体现预防为主的思想等。
　　组织建立整合型体系，可以充分满足顾客、员工、社会等所有相关方的需要和要求，提高综合竞争能力，符合企业的意愿。相对于建立多个单一体系而言，整合型体系的建立可以减少企业工作量、提高效率、减少许多重复的劳动，避免体系文件之间、职责之间不协调、不一致、自相矛盾的问题。另外，还可以降低工作成本和审核成本，已发布的ISO19001：2002标准也为整合审核提供了指南。综上所述，体系整合不仅可能，而且是必要的。

2 整合型体系审核重点关注的几个问题

2．1 审核员在深刻理解标准要求的前提下，应抓住三个标准的主要差异
　　审核员在理解标准时，应特别注意3个标准的差异之处。只有找到差异，才能找好审核的切入点。主要差异有以下几点：
　　(1)标准关注的对象和要达到的目的不同。ISO9001标准的关注对象是顾客，强调对顾客的质量承诺，达到满足顾客要求和增进顾客满意的目的；ISO14001标准的关注对象是相关方(特别是周边社区居民、政府及社会等)，通过体系的有效运行，最终要达到不断改善组织的环境绩效，使相关方满意的目的；OSHMS《审核规范》关注的对象是企业员工，强调对员工的职业安全健康承诺。通过体系的有效运行，不断改善组织的安全生产条件和员工的职业健康状况，达到使员工满意的目的。
　　(2)审核中依据的主要法律、法规虽然有联系，但也有明显的区别。QMS—与产品质量形成有关的法律、法规、标准；EMS—与环境资源保护、防止污染相关的法律、法规、标准；OSHMS—与安全生产管理、职业健康有关的法律、法规、标准。
　　(3)审核思路有明显不同。质量管理体系审核是以产品实现过程为主线展开，附加管理过程和支持过程审核；环境管理体系审核是以环境因素识别为主线展开审核；职业安全健康管理体系审核是以危险源辨识和控制为主线展开审核。
　　(4)职责分配不同。组织在进行职责分配时，应兼顾3个体系涉及的活动。
　　(5)资源配置侧重点不同。质量管理体系资源分配应侧重使产品质量符合要求；环境管理体系在资源配置上应考虑污染物能得到有效控制并达标排放，具有节能降耗的作用；职业安全健康管理体系资源配置应考虑安全生产条件满足国家的法律、法规、标准要求，并能保证员工安全作业和职业健康。
　　(6)监测、测量内涵不同。
　　(7)管理评审输入、输出内容不同等。
2．2 做好充分的审核策划和准备
　　整合型体系审核不是在审核内容和人员上的简单叠加，审核策划准备工作非常重要，要防止顾此失彼，使审核走过场。
2．2．1 选择合适的审核组长，配置充分的审核资源
　　审核组长的最佳人选应是熟悉3个体系标准并具备组长条件的人员担任，如果条件不具备可以选择2～3名组长。组长在安排任务时，应考虑工作分配的合理性，协调统一，避免一个部门或人员多次接受审核，重复“串门”，组长之间要加强沟通。
　　审核组人员的配置要充分兼顾懂产品质量、环保和安全知识的人员。所谓懂产品生产技术，指有能力判定影响组织产品质量的关键活动、特殊过程，并清楚如何控制；懂环保知识，指能清楚了解该组织产品生命周期及相关活动中可能会产生环境影响的重要环境因素，并清楚如何减少、控制污染；懂职业安全健康知识，指能识别组织产品、生产和相关活动中可能产生的危险，并懂得如何控制，以减少和消除危险。任何人的知识都是有限的，在配置人力资源时，要注意各方力量均衡选择，用人时应用其所长。
2．2．2 做好整合型体系文件的审查
　　常见的文件编写方式，即一本管理手册、一套程序。文审中，特别注意企业文件在满足QMS标准要求上“嫁接”另外两个体系标准要求，文件脉络不清、对应关系混乱、缺乏系统性，甚至是错误的理解，出现体系“畸形”现象。
　　较好的文件编制方式，是在一本手册中能整合的要求整合，不能整合的要求分段描述。
　　文件的质量管理部分，在满足GB／T19001：2000标准要求的同时，注意相关文件的审阅，如工艺流程图、产品标准、相关法规。文件的环境管理部分，审核其与GB／T24001：1996标准符合性的同时，还应审核：重要环境因素清单、目标、管理方案、工艺流程图、厂区平面图(了解区域、相关活动)，重要法律、法规，特别是水、气、声废排放标准及达标情况，化学危险品管理等，充分利用环评结果。职业安全健康管理部分的文件审核，在满足《审核规范》的符合性时，还应审阅：重要危险源清单、目标、管理方案、工艺流程图、相关辅助活动、重要安全法规等，充分利用安评结果。
2．2．3 审核计划的编制
　　EMS、OSHMS一般分两个阶段实施审核，QMS与EMS、OSHMS在二阶段整合为宜。整合型体系审核，尽可能编制一份审核计划，在每一个部门的审核兼顾ISO9001、ISO14001、OSHMS《审核规范》要求的内容，人员分工应合理，兼顾各方力量。一般情况下，对最高管理者、供应、销售、贯标、财务等部门，可以安排具备多证资格审核员进行整合审核，车间、现场、锅炉房、危险品库房等专业性强的场所，安排审核员时应各有侧重。
2．2．4 检查表的编制
　　可以整合有共同或相似要求的要素，尽量整合编制检查表，审核时既要考虑要求的共性，也要考虑不同标准要求的区别。审核内容应覆盖相关要素的全部要求。
　　对于区别较大的要素或独立部分，一般应分别编制检查表，注意审核思路和问题切入点，突出专业特点。
2．2．5 加强审核前的培训
　　组长认真组织审核前的专业培训，对提高审核的有效性至关重要。培训重点放在了解组织产品特性、重点控制环节、检测项目以及组织产品、活动和辅助活动中产生的重要环境因素、重大危险源、具体控制方法、监测方式、遵守的法律、法规等。审核员应充分利用专业审核指导书和与审核相关的法律、法规，充分发挥技术专家、专业审核员的作用。
2．3 提高现场审核的有效性
2．3．1 搞清EMS、OSHMS第一、二阶段审核的区别
　　EMS、OSHMS审核一般分两个阶段进行，第一阶段的审核重点放在管理体系策划的情况，涉及审核面广，应包括：
　　● 进一步进行文审，并通过现场观察组织环境因素或危险源识别的充分性，评定重要环境因素或重大危险源评价方法的合理性，重要环境因素或重大危险源界定的准确性，有无遗漏。
　　● 目标、指标的确定是否考虑了重要环境因素或重大危险源，相关方的一些要求，组织自身可选的技术方案，法律、法规要求，以往违法情况、事故、事件等。指标应可测量。
　　● 管理方案是为实现目标、指标而制定的，应有可操作性，包括资源投入、时间、职责分配的合理性。审核应特别注意搞清楚重大环境因素或重大危险源与目标、指标、管理方案运行控制之间的内在关系。
　　● 法律、法规识别的充分性。
　　● 职责权限是否明确，分配合理。
　　● 结合重要环境因素、重大危险源相应的运行控制程序的充分性。
　　● 监测、测量策划情况，包括完整性、频次、方法，特别注意守法情况监测。
　　● 组织自我完善机制的建立情况。
　　第二阶段审核应把握审核深度，从重要环境因素或重大危险源入手，按过程展开，对某一过程审核应注意3个标准符合性证据收集的区别。
　　以喷涂过程审核为例，
　　QMS重点审核：
　　● 特殊过程的确认(人、机、料、法、环)；
　　● 人员是否经过培训，掌握喷涂技术。
　　● 喷涂设备、烘烤设备的定期保养情况，喷枪不应阻塞，保证满足工艺要求，设备能力的适宜性。
　　● 涂料是否过期。
　　● 喷涂控制、烘烤温度、时间等的控制。
　　● 环境——不能有大量灰尘，防止喷涂后表面不平整。
　　EMS重点审核：
　　● 所使用的油漆是否为环保型(例如涂料用溶剂一般是苯系物)、贮存条件、防火措施。
　　● 在前处理过程中产生污水如何处理，是否有沉淀或其它处理方法以及沉淀物处理。
　　● 喷涂必须在固定封闭的喷涂间进行，有回收残漆的装置；回收废漆的处理，作为有毒、有害物质是否100％能得到控制。
　　● 气雾排入大气，是否达标排放，烟囱高度是否符合要求。
　　OSHMS重点审核：
　　● 喷涂车间的安全卫生条件是否符合要求，与其它车间应有隔墙，喷涂操作距明火操作地点要求10m以外。
　　● 涂漆车间门向外开，为防火型材料，车间内通道宽度在1．2m以上。
　　● 涂漆工艺和设备尽可能机械化、自动化，加强密闭。
　　● 涂漆区域如有电气设备，考虑整体防爆。
　　● 喷涂室为封闭或半密闭。
　　● 涂料管理：产品包装应完好、标识清楚、有专用配漆室。
　　● 人员是否有个体防护措施等。
　　由此看出，QMS、EMS、OSHMS审核思路上是有明显区别的。
2．3．2 充分利用法律、法规、规范、标准等
　　QMS、EMS、OSHMS标准都提出组织做出遵守法律、法规的承诺，组织如不能遵守基本的法律、法规就难以通过认证。
　　在这里，特别提出OSHMS审核，每个行业相关安全法规很多，《安全生产法》第十六条指出：“生产经营单位应具备本法和有关法律、行政法规和国家标准或者行业标准规定的安全生产条件；不具备安全生产条件的，不得从事生产经营活动。”这也充分说明了法律、法规在组织中的权威性。
　　审核员在审核中应特别重视法律、法规符合性的审核。要做好守法的审核，审核员自身必须要学好并用好法律、法规。
2．3．3 重视现场观察、收集证据
　　无论是产品质量控制情况，重要环境因素、重大危险源能否得到有效控制，都需要审核员花大量时间进入现场观察，与现场人员交谈，应彻底走出单纯在办公室找记录的误区。
2．4 重视体系有效性评价
　　审核后应客观、全面地对体系的有效性进行评价，包括文件化体系建立的符合性、适宜性，运行的有效性和薄弱环节，实现方针、目标的能力，领导意识、资源配置充分性，遵守法律与法规情况，相关方满意程度，自我完善机制的建立情况等。
　　总之，整合型体系审核尚处在尝试阶段，望大家能共同探讨，寻求更有效的做法。