（二）OSHMS文件的结构与编写
1、职业安全健康管理体系文件的结构
职业安全健康管理体系文件可以有多种分类方法，可根据组织的具体情况采用简便、实用的文件结构，一般是把OSHMS文件分为三个层次：管理手册(A层次)、程序文件(B层次)、作业文件(C层次)。
2、OSHMS文件的内容
（1）管理手册
根据OSHMS标准及本组织职业安全健康方针、目标而全面地描述本组织OSHMS的文件，主要供组织内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述本组织的OHS保证能力。
OHS管理手册的内容通常包括如下内容：
方针、目标、指标和管理方案；
OHS管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系；
关于程序文件的说明和查询途径；
关于手册的评审、修改和控制规定。
（2）程序文件
    根据本组织OHS管理手册的要求，为达到既定的职业安全健康方针、目标所需要的程序和对策，来描述实施OSHMS要素涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门使用。
（3）作业文件
围绕手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的工作文件，主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的，可分为两类：
①工作指令，如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容：指令干什么、如何干和出了问题怎么办。
②记录，记录是OSHMS文件最基础的部分，包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的OHS记录和图表，事故、事件记录以及用户OHS信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段OHS是否达到要求和检查OSHMS运行有效性的证据，因而它具有可追溯性的特点。