图书资料管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则
第1条 为规范集团图书资料管理,做好对图书资料的预算、购买、保管和借阅,以节约开支、方便员工对图书资料的查阅和利用,特制定本办法。
第2条 本办法适用于集团图书资料的购进、保管、整理、借阅与归还等图书管理工作。所称图书资料是指集团为满足各部门工作需要而购置的图书资料,包括各类工具书、报刊、杂志及相关学术著作等。
第3条 主要职责。
1.集团行政副总:负责图书资料采购计划及预算的审批。
2.集团行政管理中心:负责图书资料的采购和日常保管、借阅等管理。
3.集团财务管理中心:负责图书资料采购预算的审核及采购费用报销。
4.集团各中心:负责制定部门业务相关的图书资料需求计划,并充分利用集团图书资料资源。
第二章  图书资料的购置
第4条 订购原则与要求。
1.申请订购的图书资料,必须与申请人的职务或岗位工作性质有关。
2.可订购的图书资料包括报刊、杂志、工具书、学术著作、教材等。
3.订购以高管和部门为单位,严格履行订购审批程序。
第5条 订购程序。每年10月到12月,由行政管理中心于向高管和各部门征集图书资料订阅需求,各位高管和部门负责人填写《图书资料订阅需求表》提交行政管理中心,行政管理中心汇总后形成《图书资料订阅需求总表》,报行政副总审批。
第6条 购置方法。行政管理中心主任按审批后的订阅需求,制定购置计划,组织采购主管、档案管理员调查市场价格,确定订购途径。对于期刊类资料,应及时购买;对于图书、工具书等资料,尽量集中商家采购,以节省成本。
第三章  图书资料的保管
第7条 图书资料购进后,行政管理中心根据发票、清单,核对所购图书资料的数量,价格等;如有不符情况,应立即与有关部门和采购负责人联系,确保图书资料数量、价格与购求单据一致。
第8条 档案管理员对图书资料的质量进行检查,若有质量不符合要求的,应及时退换。
第9条 验收完毕,档案管理员要在图书资料的封面、目录和首页上加盖集团公章,并在侧边加盖骑缝章,以示图书资料的所有权。
第10条 新购图书应按书籍类别和购置顺序编号,将书名、出版社名称、作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细录入集团档案管理系统。
第11条 档案管理员对所保管的图书资料,应做到防潮、防霉、防蛀;对损坏的图书资料应及时修补、保证其完整性;每年年底将期刊按年度装订成册,归档备用,报纸每月处理一次。
第12条 档案管理员在进行剔旧工作时,应征集领导、职工的多方面意见,不可单从图书室书架、书库不足的情况出发,盲目剔旧,避免把一些具有参考价值的书清理出去。
第13条 图书资料剔旧的依据:
1.内容陈旧,不再具有参考价值的图书资料。
2.与集团业务毫不相干的或是复本数量已超过流通需要的图书资料。
3.本身已破烂不堪,无法修复,从而失去参考价值的图书资料。
第14条 清点和剔除应达到的要点:
1.图书资料台账与实际藏书量一致,清除藏书数量的虚假性。
2.提高目录的可行性,清除书卡不符的现象。
3.及时将旧书剔除,并将新的、有价值的图书补充进来。
4.平时应注意定期清点,以保证上架图书的质量。
第15条 对职工或外部机构捐赠的图书,档案管理员应开具收纳凭证。
第16条 图书资料的编目和分类。
1.所有图书资料必须进行分类编目,并建立图书台账,书写要清晰。
2.档案管理员定期更新图书资料总目录,制成报表,放到公司OA系统的“信息共享|知识共享”栏目,供全员参考。
第四章  图书资料的分发、借阅与归还
第17条 报刊、杂志的收取、分发。
1.前台负责每日收取报刊、杂志及相关资料,并做分类整理。
2.集团高管报刊、杂志、信笺等由前台当天分发;各部门订购的报刊、杂志由前台及时通知相关部门前来领取。
3.公司在接待大厅上设置阅览架,放置公共报刊(含**报)及杂志,视实际情况,新闻报纸每日更新,月刊刊每月更新一次等,由前台负责管理。
4.公司来访人员,可以随意浏览阅览架上的报刊、杂志,阅毕归回原处,不得擅自携出公司或撕剪,由前台负责监管。
第18条 图书的借阅。
1.行政管理中心档案管理员负责图书的借出、归还、入库管理等工作。
2.借阅者应先通过OA信息共享平台,查阅图书目录,并向档案管理员咨询该书状态,若为入库状态则直接向档案管理员借阅,借阅时应作登记。
3.每位员工最多可同时借阅两本图书,借书期限一律不得超过一个月,到期应即归还;倘有特殊事由需续借者,需及时与管理员联系,续办借阅手续。
4.专业性强的工具书可以长期借用,借阅期限原则上不得超过三个月。
第19条 图书的归还。
1.员工应在借期内归还图书,归还时由档案管理员确认图书清洁度及有无缺损,确认完好后,做图书归还登记。如果办续借手续逾期不还的,不慎遗失的,应视所借阅图书的新旧程度及价格作出赔偿,从当月工资里扣除。
2.员工所借之图书,如遇清点或公务上需参考时可随时通知收回,借书人应及时归还,归还时由档案管理员确认。
3.员工在解雇、辞职时,须将所借图书归还,归还时由档案管理员确认。
第五章  罚则
第20条 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、拆散、剪贴、涂写、撕页,如有损坏或丢失等情况:
1.丢失或损坏的书籍可在外界另行购买的,员工自行购买后归还公司;
2.丢失或损坏的书籍若为珍藏版或绝版图书,员工无法购买到的,按照原价三倍赔偿。
3.如因人力不可抗拒的原因造成损失,可报领导审批,视情况予以减免赔偿金额。
第21条 行政管理中心因保管不力,造成图书资料损坏或丢失的,对直接责任人进行经济处罚,处罚标准参照上条执行。
第六章  附则
第22条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第23条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第24条 附件:(1)图书资料订阅需求表。
 

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