后勤服务管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则
第1条 为加强后勤服务管理,规范服务行为,明确服务范围,提高服务效率,特制订本办法。
第2条 本办法适用于公司工作快递寄送、出差机票预订、员工名片印制、礼品购置与分发等管理。
第3条 主要职责。
1.集团领导:负责后勤服务项目与范围的确定,以及大额费用开支的审批。
2.集团行政管理中心:作为后勤服务归口管理部门,负责提供具体服务。
3.集团财务管理中心:负责相关费用的审核、审批与报销。
第二章  信件收发管理
第4条 本章所指信件指外单位通过邮寄方式或经快递公司送达本公司或本公司外发的普通信件、挂号信件、包裹、快递、报刊杂志、广告宣传资料等。
第5条 信件的签收。
1.前台负责每日收取报刊杂志及信笺,挂号信件、包裹、快递等重要信件应做好登记。
2.邮递员送来的信件,前台要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门(或本人)派人查收。函件接收部门(或本人)不派人或不收函件按信件退回处理。
3.需到邮局领取的函件,由部门负责到邮局领取。
第6条 信件的分发。前台收到报纸、期刊和信件后,先分类登记(见附件1《信件签收登记表》)后分发,每天整理一次报刊杂志、信件、包裹等资料,分类进行存放。集团高管报刊杂志信笺由前台当天分发,其他部门应及时到前台领取。如有挂号信或快递等重要信件应及时通知收件人。
第7条 收到信件、报刊后须及时分发,不得积压,不得造成信件延误或遗失。
第8条 信件的发送。
1.因工作需要,需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者,必须先填写《信件发送审核表》(详见附件2),须经部门负责人、行政管理中心主任签字确认,并将需邮寄的货品包装好后交给前台,由前台统一安排邮寄。
2.未经登记或需邮寄的信件无部门负责人签字者,前台可拒绝受理,如需邮寄邮费自付。
3.如收件人等信息不清楚或不完整,前台有权要求当事人将资料完善,对于无故拒不按要求填写,且经前台要求无效者,前台有权拒发该信件,并将情况报该部门负责人处理。
4.前台要认真在《信件发送登记表》(详见附件3)上进行登记,邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息,邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。
5.寄送文件、资料、货物等邮件货品,原则上通过公司指定的承运单位(邮局、EMS、顺丰速递、中通邮件、申通邮件)进行邮寄,如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送,必须经行政管理中心主任审批方可生效。
6.前台要保留好每次邮寄的存根,以备查验核对。
7.前台每月做一次信件发送汇总表报行政管理中心主任核实后交财务管理中心处理邮寄费用的问题。
第9条 违规寄件处罚。若出现部门负责人或者前台把关不严,导致出现快递私用情况的发生,一次性给予责任人当次快递费5倍罚款,同时给予寄件人当次快递费10倍罚款,罚款从当月工资里扣除。
第10条 工作快递的寄送。
1.寄送范围。公司员工因工作需要,均可申请寄送工作快递。
2.工作快递寄送的审批。填写《信件发送审核表》→部门负责人签字→行政管理中心主任签字→到前台领取快递单→项目填写清楚后交给前台寄送(特殊情况下可委托前台代为填写)。
3.工作快递寄送的原则。
①请各部门负责人在工作快递审批时严格把关,严格区分工作快递和私人快递,杜绝以工作的名义寄送私人快递。
②区域公司在集团寄送快递,由相关归口单位负责人审批(如区域公司经营部由集团经营管理中心归口审批),费用按年度报集团财务结算。
③工作快递请写明收件单位名称和联系方式备查。
④私人快递由前台联系快递公司上门取件,不得要求前台外出到邮局寄送私人快递。
⑤前台接到快件后应及时电话通知快递公司人员安排取件并留存底单以便查询。
第三章  机票预订管理
第11条 职责说明。
1.出差申请人:按《员工出差管理办法》填写《因公出差审批表》,需乘飞机的,出差申请人可先在网上查询机票信息,或向公司前台查询机票信息。
2.行政管理中心:经出差申请人分管领导审批后,行政管理中心可接受机票预订申请。
3.分管领导:审核出差人乘坐飞机必要性。
第12条 审批程序。
1.审批权限依次为:出差申请人→部门负责人→部门分管领导→总裁审批→行政管理中心备案。
2.集团公司董事长、总裁、副总裁可直接通知前台订购机票,但须由秘书或者本人填写订票申请单。
第13条 预订标准。
1.国内乘坐火车在10小时内能到达出差目的地的,原则上不受理机票预订。
2.普通员工因公出差,特殊情况经审批后方可预订机票。
3.有开通夕发朝至列车的出差地点不得订购机票。
第14条 费用。
1.所有机票,由前台凭《出差申请表》统一报销月结款项。
2.机票预订后,无特殊原因一律不得改签或退票。因公不能按时出行,需注明原因,重新填写《出差申请表》预订;因私造成的改签或退票费用,由出差申请人全部承担。
第四章  名片印制与使用管理
第15条 名片印制。
1.行政管理中心统一负责对外印制名片的印刷业务。
2.原则上公司员工需转正后方可印制名片,新员工或名片使用完者,应先填写《名片印刷申请单》(详见附件4),部门负责人签字同意并经过分管副总审批后方可交由行政管理中心负责印制。
3.名片印制申请人每月10日前统一到行政管理中心登记,并在《名片印刷申请单》上明确标示个人信息,包括姓名、职务、联系电话等。如遇特殊情况急需用名片则提前3日通知行政管理中心。
4.名片印制到位后,领取人到行政管理中心对名片信息进行核对,确认无误后在《名片领用登记表》(详见附件5)中签字。
5.行政管理中心对印制名片应留底存档。
第16条 名片配给数量控制。行政管理中心有责任定期检查、收集各部门名片需求,将相关信息统计。印制数量单位:1盒/人/次(100张)。
1.管理人员:经理及以上级别的管理人员,印制数量:3盒/人/次,备用数量:2盒/人/次。
2.正式员工:2盒/人/次,备用数量:1盒/人/次。
3.如遇大型展会、研讨会、客户寻访等名片大量消耗的情况,要提前准备,数量根据实际需要情况具体对待(提前3天提出印制名片申请)。
第17条 名片备用保管及保留。
1.每位员工不同时期不同版本的名片,行政管理中心要保留一张以备查。
2.每位员工备用的名片由行政管理中心统一保管,员工需要时到行政管理中心领用,行政管理中心根据库存情况定期检查备用名片并及时印制新名片。
3.名片更新:名片中信息发生变化时,需立即更新印制新的名片。
第18条 名片使用。
1.名片使用须恰到好处,不可像撒传单般滥用,合理掌握使用范围。
2.掌握名片递送礼仪和交换规则。
3.员工在业务交往过程中收到的公务、客户名片属公司客户资料,须在公司内共同使用,不得占为己有。
3.任何人不得私自印制公司名片,不得随意改变公司的名片设计样式、排版等,违者按照1元/张乘以印制名片的数量进行惩处。
第19条 名片作废及处理。
1.员工因升职、调职、离职等原因,原版本名片不得继续使用,剩余名片所属部门负责人收回并销毁。
2.名片信息已更新,旧名片由所在部门负责人收回作销毁处理。
第20条 费用核算。每月底,行政管理中心按部门实际印刷名片数量,按部门进行费用分摊,并将结果通知相关部门。
第五章  礼品购置与分发
第21条 本章所称礼品指:经公司批准,由集团行政管理中心直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往,以公司名义向有关单位、个人馈赠发送的纪念物品以及作为公司员工福利的礼品。
第22条 礼品的购置。
1.礼品集中采购:每年12月份集团行政管理中心组织集团及各区域公司申报礼品采购计划,根据集团、各区域公司对礼品的需求计划,综合集团高管及各区域公司高管对礼品的要求,由集团行政管理中心和人力资源中心拟定“全年礼品集中制作或采购方案”,包括:设计理念、图样(效果图),所用材料、规格、单价、数量等,经集团总裁审批由集团行政管理中心、人力资源中心与财务管理中心三方人员组成招标工作组,在集团招标工作小组(由公司高管担任组长)的领导下进行招标制作和采购工作。
2.采购的礼品应与集团的市场地位及企业文化相符合,达到提升集团对外形象的目的。在礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈,要体现集团的特色。送给来访与外国客人的礼物,交流时,还要能体现中国的特色。
3.礼品采购原则。
①货真价实原则:价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。
②集体采购原则:参与采购人员不得低于3人。
③集中制作原则:年度计划、专业设计、集中制作和采购。
4.福利礼品采购:集团人力资源中心根据实际需要填写《礼品采购申请单》(详见附件6)交由行政管理中心统一进行采购,注明礼品名称、数量、预计单价(有无预算)、计划到货日期。预计总金额超过10000元人民币的要报财务总监、集团总裁审批。
5.接待礼品采购:
①集团各部门因业务需要领用礼品的,原则上领用公司库存礼品,如果库存礼品不能满足需要,审批后采购金额在3000元以内的,则根据《礼品采购申请单》审批的内容,由行政管理中心负责组织采购,或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购;采购金额在3000—50000元的,由集团行政管理中心、人力资源中心与财务管理中心一同采购。
②针对公司重要客户,由集团行政管理中心批准或高管安排紧急的重要礼品采购,按照《礼品采购申请单》经过审批后由行政管理中心负责采购落实,采购人员必须在3人以上。
第23条 礼品的保管。
1.原则上各类礼品均由集团行政管理中心后勤管理员进行保管。
2.后勤管理员在礼品购置回公司或厂家按合同将礼品交付公司时,由经办人填写物品的入库清单,后勤管理员根据入库清单验货,认真检查质量并清点数量,确认无误后在入库清单中签字确认,并提交集团行政管理中心主任复核。入库清单包括入库品种、入库数量、入库金额、经办人、入库时间等(详见附件7)。
3.后勤管理员每月末对礼品库进行清点对账,每季度对礼品库进行全面盘点清点,并填写年度礼品库入库台账(详见附件8)和年度礼品库出库台账(详见附件9),报集团行政管理中心主任。在礼品数量不足时应及时向集团行政管理中心主任报告,及时提出制作补充礼品的需求。
4.礼品入库、出库应如数登记,注明领用人、领用用途、数量和金额,并如实填写礼品库出库台账,做到账物相符。如因主观原因出现账物不符的则按照物品同等价格进行赔偿,并做出书面检查。
5.后勤管理员换岗或离岗时,应将账物盘点清楚后随入库单、入库台账、出库台账一并移交下一任专管人员。
6.后勤管理员其职责是负责保管,未经公司领导批准,不得发放。后勤管理员因其他原因不在时,应由集团行政管理中心主任或由其安排其他人员代管,在专管人员到岗后立即与代管人员核查帐物,以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的,出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。如集团后勤管理员因其他原因不在时,未经授权的其他人员擅自代管出现账物不符的,由其本人直接承担经济责任。
第24条 礼品的领取与分发。
1.礼品的领取和分发必须填写礼品领用审批单(详见附件10),礼品领用时需填写礼品领用登记表(详见附件11),由集团行政管理中心统一发放。
2.接待礼品的赠送。
①赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜;多人场合,要注意区分受赠人的不同职位,考虑选择不同档次、品种的礼品;重复赠送时,注意花样品种的更换。
②避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一宾客在同一次赠送活动中,要避免公司或部门多头赠送现象;或其相反,遗漏重要宾客。礼品使用单位和行政管理中心注意把关,防止此类事情发生。
③普通礼品赠送,目的是加强与宾客的沟通,给宾客留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时,注意了解授赠人的个性特点,讲究品位、格调,采取不同方式,做到既不铺张浪费,又能收到实效。
第25条 礼品的费用分摊。
1.行政管理中心在每月末将礼品支出明细表发到财务管理中心,财务管理中心将各部门发生的费用支出计入本部门费用。
2.各部门所领用礼品有剩余时,不得私自占用,需退回行政管理中心,行政管理中心重新入库,退回礼品费用不再计入各部门。
第六章  附则
第26条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第27条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第28条 附件:(1)信件签收登记表;(2)信件发送审核表;(3)信件发送登记表;(4)名片印刷申请单;(5)名片领用登记表;(6)礼品采购申请单;(7)礼品库入库清单;(8)年度礼品库入库台账;(9)年度礼品库出库台账;(10)礼品领用审批单;(11)礼品领用登记表。
 

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