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关于印发《安全生产监管监察部门音像电子文件归档管理规定》的通知

发 文 号:安监总厅〔2016〕134号
发布单位:国家安全监管总局办公厅
发布日期:2016-12-21
国家安全监管总局办公厅关于
印发《安全生产监管监察部门音像
电子文件归档管理规定》的通知
安监总厅〔2016〕134号
各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局,各省级煤矿安全监察局:
为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神,规范音像电子文件归档和管理工作,国家安全监管总局制定了《安全生产监管监察部门音像电子文件归档管理规定》,现印发给你们,请遵照执行。
国家安全监管总局办公厅
                     2016年12月21日
安全生产监管监察部门
音像电子文件归档管理规定
第一章  总则
第一条 为加强各级安全生产监督管理部门、煤矿安全监察机构(以下统称安全生产监管监察部门)音像电子文件的归档管理,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)、《档案著录规则》(DA/T18-1999),制定本规定。
第二条 本规定所指音像电子文件由能够反映有关安全生产监管监察部门工作的数码照片、数码录音、数码录像文件组成,是指使用数字设备拍摄获得的,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件、数字音频文件和数字视频文件,包括经数字化转换的纸质照片、模拟声音信号(如录音带)、模拟影像信号(如录像带)所形成的电子文件。
第三条 本规定所指音像电子档案是指具有查考和利用价值并归档保存的音像电子文件,由内容、结构和背景组成。
第四条 音像电子档案实行集中统一管理。拍摄者或承办单位负责对音像电子文件及时整理,并著录详细说明信息,档案部门对整理归档工作进行监督和业务指导,负责音像电子档案的接收、保管、统计和提供利用。
第二章  归档
第五条归档范围。
(一)记录本单位的重大活动、重要会议、重要工程。
(二)记录本单位组织或参与处置重大事件、抢险救援活动,包括自然灾害、事故、突发事件。
(三)记录本单位法制建设、安全执法、隐患治理、行政许可、专项整治、督查督办、安全宣教等工作的过程及成果。
(四)记录本单位劳动模范、先进人物及其典型活动。
(五)本单位历届领导班子成员的证件照片。
(六)记录上级领导和著名人物前来本单位检查、视察工作或参加与本单位有关的重大公务活动。
(七)其他具有保存价值的音像类电子文件。
第六条 归档要求。
(一)归档的音像电子文件应齐全、完整,记录客观、系统,主题明确、画面完整、音像清晰。
(二)数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件,未经过裁剪、修饰等操作。对反映同一内容的若干张数码照片,应选择其中具有代表性和典型性的数码照片作为一组归档,反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
(三)以活动中直接形成的数码录音、数码录像文件为素材,遵循活动时序与客观事实编辑制作的电子文件也应收集归档。
(四)音像电子文件应以通用或长期保存格式归档。数码照片为JPEG、TIFF或RAW格式,数码录音文件为WAV、MP3格式,数码录像文件为MPEG、AVI格式。
(五)音像电子文件归档时,应参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)由移交人员和档案部门共同进行电子文件真实性、完整性、可用性以及病毒感染的鉴定和检测,并办理移交。重大活动有宣传报道的,应将与拍摄内容相关的宣传报道材料电子版一并归档。
第七条 音像电子文件在拍摄或转换完成后,应及时整理和归档,最迟不超过次年3月底。
各单位应不定期开展档案征集活动,收集与本单位及所属机构有关的、反映安全生产监管监察工作的音像电子文件。
第三章  整理和著录
第八条 音像电子档案的保管期限定为永久。
第九条音像电子档案分为数码照片、数码录音、数码录像三类,其分类代码分别为ZP、LY、LX。
第十条 音像电子档案应按照档号命名规则在存储器中逐级建立并命名文件夹。
第十一条 数码照片文件的整理。
(一)数码照片以照片组为单位进行整理,同一会议、活动、项目或反映同一问题、事由的若干张数码照片组成一个照片组。
(二)数码照片文件以档号命名。档号由档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、照片组号、张号组成。
档案室代号:总局档案馆分配给各立档单位的代号,由4位阿拉伯数字组成。
全宗号:地方档案馆分配给各立档单位的代号。
照片组号:同一年度内的照片组号按形成时间顺序从“1”开始顺序编号,为4位阿拉伯数字,不足4位的在前补“0”。
张号:同一照片组号内数码照片按形成时间顺序从“1”开始顺序编号,为4位阿拉伯数字,不足4位的在前补“0”。
(三)数码照片档案按分类、年度、照片组逐级分层次建立并命名文件夹。即在“数码照片”文件夹下按不同年度建立并以年度命名文件夹,同一年度文件夹内按不同组号分别建立和命名文件夹,也可以该组号加题名命名,组号与题名之间加两个空格。
(四)与一组照片内容相关的宣传报道材料电子版存储为txt格式,以报道标题加存储格式命名,存储在末级文件夹下。
示例:2009年档案室代号为2110的单位拍摄的××省安全生产工作会议数码照片为2009年第1组,共有10张,存储格式为JPEG,该组第10张照片的文件名应为:2110-ZP-2009-0001-0010.jpeg,宣传报道材料文件名为:2009年××省安全生产工作会议召开.txt。存放路径为:
盘符:\音像电子档案\数码照片\2009\0001\
或盘符:\音像电子档案\数码照片\2009\0001 2009年××省安全生产工作会议\
第十二条数码录音、数码录像文件的整理。
(一)数码录音、数码录像文件以自然件为单位整理,以档号命名,按形成时间顺序排列。其档号由档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、件号组成。同一年度内件号从“1”开始顺序编号,为4位阿拉伯数字,不足4位的在前补“0”。
(二)数码录音、数码录像档案按分类、年度、件号逐级分层次建立并命名文件夹。以件号命名文件夹,可以加题名,件号与题名之间加两个空格。
(三)与一件数码录音、录像档案内容相关的宣传报道材料电子版为txt格式,以报道标题加存储格式命名,存储在末级文件夹下。
示例:2010年档案室代号为2110的单位录制了1组关于安全生产检查活动视频,是2010年第3个视频文件,视频文件格式为AVI,文件名应为:2110-LX-2010-0003.avi,宣传报道材料文件名为:××省深入开展安全生产大检查活动.txt。存放路径为:
盘符:\音像电子档案\数码录像\2010\0003\ 
或盘符:\音像电子档案\数码录像\2010\0003 ××省2010年8月安全生产检查\
第十三条音像电子文件整理过程中应采取有效的病毒防护措施,免受计算机病毒的感染。
第十四条 音像电子档案著录应真实、完整、详细,便于检索。题名和文字说明应综合运用时间、地点、人物、事由、背景等要素。数码照片档案和数码录音、录像档案著录项目及说明见附件1、附件2。
第四章  存储、保管和利用
第十五条 音像电子档案可分别存储在计算机硬盘、一次写光盘和专用移动硬盘上。
第十六条 光盘应采用单片光盘硬盒竖立存放,盒内附有标识。不得直接在盘面上粘贴标记。档案光盘标识见附件3。
第十七条 存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离,环境温度应控制在17-20℃,相对湿度应控制在35%-45%。
第十八条 对存储音像电子档案的光盘、移动硬盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
第十九条对存储在光盘、移动硬盘上的音像电子档案,应每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
第二十条 音像电子档案的利用按各单位档案利用借阅制度进行,利用时应确保档案信息安全。
第五章  附则
第二十一条 本规定由国家安全监管总局档案馆负责解释。
第二十二条 本规定自2017年1月1日起施行。
附件:1.数码照片档案著录项目及说明
2.数码录音、录像档案著录项目及说明
3.档案光盘标识及说明
附件1
数码照片档案著录项目及说明
 
数码照片档案的著录字段至少应包括档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、照片组号、张号、组题名、文字说明、张数、摄影者、时间、保管期限、光盘号、部门、参见号、备注等,档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、照片组号、张号也可不分别著录,直接著录为档号。
1.年度:形成年度,采用4位阿拉伯数字表示。
2.组题名:本组照片所共同反映的主要内容。
3.文字说明:组内每张照片所反映的主要内容,包括人物(姓名、单位、职务、照片中所处位置)、地点、事由等。
4.张数:一个照片组内数码照片的数量。
5.摄影者:照片的拍摄单位或拍摄人。
6.时间:数码照片拍摄的日期,采用8位阿拉伯数字,如:2012年12月1日著录输入20121201。
7.光盘号:指存储数码照片档案信息的光盘序号。
8.部门:归档部门,采用部门全称或规范化简称,并保持一致和稳定。
9.参见号:与本组照片有密切联系的其他载体档案的档号。
10.备注:其他需要说明的情况。如有相关宣传报道材料的,可在备注中记录报道标题。
附件2
数码录音、录像档案著录项目及说明
 
数码录音、录像档案的著录字段至少应包括档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、件号、题名、摄录时间、持续时间、摄录者、保管期限、光盘号、部门、参见号、备注等。档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、件号也可直接著录为档号。
1.题名:反映数码录音、录像档案的主要内容,包括时间、地点、人物、事由、背景等要素,如涉及多位重要人物出席或讲话的活动,应标注出文件中涉及的全部人物姓名、单位和职务。
2.摄录时间:录音、录像文件录制日期,以8位阿拉伯数字标注年、月、日。
3.持续时间:一个文件的拍摄时长,以分钟为计量单位。
4.部门:归档部门,采用部门全称或规范化简称,并保持相对一致和稳定。
5.参见号:与本件音像电子档案有密切联系的其他载体档案的档号。
6.备注:其他需要说明的情况。如有相关宣传报道材料的,可在备注中记录报道标题。
附件3
档案光盘标识及说明
 
 
 
 

 

 
档案光盘标识
   
 
光 盘 号
 
光盘内容
 
 
分类代码
 
容量
 
件(张)数
 
保管期限
 
制作单位
 
制作日期
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.光盘号:存储音像电子档案信息的光盘序号,可以在同一年度下排列流水号,也可以跨年度排列流水号。由4位阿拉伯数字组成,不足4位的在前补数0”。
2.年度:光盘内音像电子档案的形成年度,采用4位阿拉伯数字表示。不同年度、不同类型的音像电子档案应分别存储在不同光盘内。
3.光盘内容:光盘内档案信息内容的简要说明,标明光盘存储内容所对应的起止照片组号或件号。
4.分类代码:光盘内存储内容的分类:ZP、LY、LX。
5.容量:光盘内存储数据的容量,如:4.2G。
6.件(张)数:光盘内存储的数码录音、录像档案的件数或数码照片的张数。
7.保管期限:光盘内档案的保管期限,统一填写为:永久。
8.制作单位:制作光盘内容的承办单位名称。
9.制作日期:制作光盘的年、月、日,采用8位阿拉伯数字。
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