行政部文秘岗位职责

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年08月10日
职位名称
行政部文秘
所在部门
行政部
职位角色:
为公司领导提供优质高效的秘书服务
职责与工作任务:
职责表述:负责来客来访人员的接待和安排
工作
任务
热情礼貌地接待来访客人
根据客人的不同习惯提供不同口味的饮料、餐饮安排
根据情况对来访客人进行分流,减轻领导的压力。
职责表述:高效、礼貌处理来电
工作
任务
使用专业术语礼貌接听来电。
快捷高效对电话进行预处理,当领导不在,或不方便接听电话时,做好电话记录,及时转告。
对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。
职责表述:文书写作
工作
任务
掌握文书写作要领,高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。
职责表述:文件、资料的流转及流转中的保密工作
工作
任务
根据紧急、重要程度对来文进行分类,对紧急的文件及时安排领导批阅,协助领导高效处理文件。
根据领导的批示,对需要继续流转的文件及时传递。
对处理完毕的文件及时存档。
对领导的手书指令正本传递给相关人员,复印件存档。
在文件流转过程中做好保密工作。
职责表述:督查催办工作
工作
任务
根据领导书面批示,根据时限及时做好督查催办工作。
对领导的口头交办的事项,及时跟进、落实、反馈。
职责表述:会议管理
工作
任务
协助大型会议、活动的筹办。
对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作,处理会议期间的各种突发事件,完成会议纪要。
职责表述:外部工作关系
工作
任务
辅助领导维护良好的外部客户关系,重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表领导发贺函表示祝贺。
协助公司相关部门做好领导重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。
职责表述:负责领导大事记及个人档案的收集、整理、归档工作
工作
任务
及时更新领导个人档案资料,对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。
定期编制大事记。
职责表述:领导个人财务管理
工作
任务
负责总裁各项公务费用的报销
每月完成月度费用统计表
职责表述:总裁办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全
工作
任务
每日上班前负责办公室的通风换气,保持办公室的整洁,保证办公设施的正常运行。
负责办公室陈列物品、装饰物完好无损;
负责办公室文件资料的安全保密工作。
 
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