员工出差管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则

第1条 为规范公司员工出差流程、出差审批及差旅费报销,特制定本制度。

第2条 本制度适用于集团公司、区域公司和子公司全体员工。

第二章  出差审批程序和权限

第3条 因公出差应填写《因公出差审批表》(附件1),并按权限审批。因会议、学习、培训出差的须附相关会议、学习、培训通知。

第4条 集团总部人员出差的审批权限及流程:

1.董事会、监事会成员出差:董事会、监事会发起人→董事长审批→行政管理中心传阅→人力资源中心归档。

2.集团高层领导出差:高层发起人→总裁审批→董事长审批→行政管理中心传阅→人力资源中心归档。

3.中层及员工出差:集团部门发起人→集团部门负责人审批(出差时间超过2天:→集团业务分管领导审批→总裁审批)→行政管理中心传阅→人力资源中心归档

4.员工因公出差国外或港澳台地区:集团部门发起人→集团部门负责人审批→集团业务分管领导审批→总裁审批→董事长审批→行政管理中心传阅→人力资源中心归档。

区域公司、子公司出差审批流程参照集团总部出差流程自行制定。因公出国或出境由集团领导审批。

第5条 出差人员凭《因公出差审批表》办理差旅费预借审批、机票定购手续;除公司高层管理人员外,出差人员须到人力资源中心办理备案手续,回来及时报到。

第6条 出差中途改变路线和延长时间的,需报分管领导同意,报销审批时另附说明。

第7条 几人协同出差的,由主办业务部门或人员填写。因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前可以电话请示,出差后补办手续。

第三章  差旅费构成、报销标准

第8条 出差费用包括:

1.交通费:长途包括乘坐飞机、轮船、火车、长途客车的费用。市内车费包括公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用,不包括公司所在地机场大巴外的其它费用。

2.住宿费;

3.经事前审批的餐饮费;

4.其它费用:公务发生的传真、邮寄、托费、公共服务等费用。

第9条 员工出差国内按照如下限额标准按实报销差旅费。出差国外差旅费另行审批。

出差费用报销标准

级别

交通费

住宿费

(元/夜)

飞机

火车

轮船

动车

高铁

普通

列车

董事长

总裁

商务舱

头等舱

一等座

软卧

一等舱

按实报销

高层管

理人员

经济舱

二等座

软卧

二等舱

一类消费区

500

二类消费区

400

中层管

理人员

事前报准

经济舱

二等座

硬卧

三等舱

一类消费区

400

二类消费区

300

员工

事前报准

经济舱

二等座

硬卧

三等舱

一类消费区(单人)

300

一类消费区(双人)

400

二类消费区(单人)

200

二类消费区(双人)

300

备  注

1、一类消费区是指:省会城市、计划单列市、经济特区;

2、二类消费区是指:除一类消费区外的地区和城市。

 

第四章  差旅费用报销审核程序

第10条 出差住宿费报销审核

1.住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定,并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证,超过限额标准的部分自理。

2.因接待或重要业务需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的,应事先向分管领导报告。经审核同意后执行,报销时须附注事由说明。

3.集团中层及中层以上管理人员出差可住单人间。其他同性员工两人一起出差的,应同住一间房。

4.参加会议人员,其住宿由召集会议部门统一安排的,住宿费凭票按实报销。

5.随同高职人员出行的低职人员,食宿可随高职人员。

6.出差期间有下列情况之一者,不予报销住宿费:

①由接待单位(含集团下属分公司、项目部)免费接待安置的;

②会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。

③员工家在出差当地的。

7.特殊情况需事先报总裁或董事长审批。

第11条 公费招待的报销审核

员工出差经批准的对外业务招待费,应该履行事先报批程序,根据实际情况,由部门经理、主管副总核准后按照审批流程报销。

第12条 交通费报销审核

1.出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行,并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。

2.市(县、区)内交通费报销时按规定附有效报销凭证。

3.个人或者多人一起出差自带(驾)私车,根据核定的里程数,按照1.8元/公里的标准报销燃油费和过路过桥费。里程数由行政管理中心、车辆科会同财务管理中心核定(参考附件2)。随同人员不再报销相关交通费。

4.出差期间有下列情况之一者,不予报销交通费:

①借出差之际顺便办理私人事务而发生的交通费增支部分;

②出差有公司车辆接送或搭乘公司员工车辆的;

③未经审批,自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。

第13条 出差期间杂费报销审核

1.出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等,凭有效票据按实报销。

2.员工异地调岗,产生的交通费、住宿费、杂费等凭有效凭证按以上规定报销。

第14条 差旅费报销程序

1.出差返回后,应于一周内到财务管理中心办理报销手续。报销差旅费用要填写《差旅费报销单》(见附表3),《出差审批单》应作为报销附件之一,否则财务管理中心可以不予办理报销手续。对无故未报销者不予再次借款。超过报销期,账面有个人出差借款的,财务部有权从当月工资中先行扣回。

2.差旅费报销审签程序:

①先交由部门负责人对单据有效性及费用标准符合性进行稽核,符合规定的签名后交还出差人;

②按审批权限分别送财务部门、总裁或董事长签字批准;

③审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。

④多人协同出差,出差费用报销由出差申请人或者业务主办人员统一办理,其他出差人员签字证明。

第五章  违规与失职追究

第15条 出差人员不得违反规定虚报差旅费;不得以非正式票据报销费用。否则,财务管理中心有权拒绝受理,情节严重的由相关部门调查处理。经查实为虚增报销者,责令退回虚报金额,并按虚报额处以三至五倍的罚款。各级审签人员因把关不严、故意包庇纵容违规行为,给公司造成经济损失的,由各级审签人员承担相应的连带责任,视情节轻重给予行政处分和经济处罚。

第六章  附则

第16条 若司机驾车随同出差,可随出差人员食宿。

第17条 参加本地区培训或会议,除会务组特殊要求外,原则上不住宿。

第18条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。

第19条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。

第20条 附件:(1)因公出差审批表;(2)杭州周边主要城市交通里程参考表(单程);(3)差旅费用报销单。

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