接待管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则
第1条 为规范集团对外接待管理程序,提高接待管理水平,达到树立集团良好形象、合理控制接待费用之目的,特制定本办法。
第2条 本办法适用于集团对各级政府部门、事业单位、新闻媒体、客户单位、供应商等的来访接待,以及集团其他单位人员至集团总部出差的接待。
第3条 主要职责。
1.集团领导:负责审批重大接待计划,并参与集团重大接待活动。
2.集团企业管理中心:负责组织重大接待活动,负责政府部门、关系单位、新闻媒体等重要客人的接待。
3.集团行政管理中心:负责接待费用的审核与控制、来宾接待协助及后勤服务、礼品的采购等。
4.集团财务管理中心:负责接待费用的审核与报销。
5.集团各部门:负责与本部门对口的政府部门以及业务联系单位工作人员的接待。
第二章  接待管理规定
第4条 接待级别。
1.按接待规格及名义,将接待分为集团级和部门级两类。
集团级:指重要来访人员或以某一单位的名义到公司走访、交流、视(考)察、检查等,需要以集团的名义来接待的。
部门级:指来访人员到对口或指定的部门办理相关事务而需接待的。
2.按来访人员重要性,将接待分为五个等级。
一级:政府及主管部门局长级以上领导、重要战略合作伙伴、重要客户;
二级:处级以上领导;经销商部长及以上;供应商副总以上;
三级:科级以上领导;政府相关机构办事人员;一般客户经理级;一般供应商;
四级:主管部门一般人员;联系其他重要工作的一般人员
其他:其他普通来访人员,临时工作人员。
第5条 接待原则。实行分级对口接待,所属部门的来访人员由相关部门接待或委托接待。
第三章  接待审批程序及接待流程
第6条 接待审批程序。
1.一级、二级接待,承办部门需提前至少3天填写《接待申请单》(见附件1),经行政管理中心审核后,报总裁或董事长审批。
2.三级、四级接待,承办部门需提前至少1天填写《接待申请单》,经行政管理中心审核,报行政副总审批。
3.其他类人员的接待集团只负责提供工作餐,由部门负责人到行政管理中心领取就餐客票,在集团食堂就餐。
第7条 一级接待流程(其他级别接待参照执行)。
1.接待申请:确定接待级别,填报《接待申请单》并按上条程序执行。
2.联系接待单位:相关部门根据接待申请要求,在来访人员到达前应作好相关的接待安排,及时与来访人员联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房、礼品或其它要求,并及时落实。
3.安排接待人员:集团根据工作需要安排接待人员,负责主要接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程,不得随意变动和更改。
4.机场(车站)接车:接待人员在接到接待任务后,必须确认来访人员的班机(班车)何时到达,到达地点,航班号(车次),来访人员的姓名,联系方式及特征。用车,先落实集团有无车辆之后进行,如无法安排车辆的应通知来访人员并告之坐车方式及大致路程时间。接到来访人后,接待人员帮忙提行李下车,根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。
5.住宿安排:到达住宿地点后,接待人员帮助来访人员安顿好之后,再跟客人确认接下来的行程,离开时要留下自己的联系电话。
6.集团接待:接待人员陪同来访人员到达集团办公大楼后或指定接待场所后,接待人员可先介绍集团企业文化、发展前景等内容。在没有引见集团领导之前,接待人员可以提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的。
7.领导接见:接待人员在带领来访人员见领导之前,必须和集团领导沟通好,确认接见时间、地点,然后带领来访人员与领导见面。见面时,接待人员先做介绍双方的工作,然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项。请严格注意介绍时的礼仪礼节,把握住上下级,尊卑关系等。
8.餐饮安排:根据集团规定的接待标准执行。
9.对于集团重要战略合作伙伴和重要客户:
①提出、收集合作事项:经过以上的接待步骤,双方的感情交流有了基础,接待人员可安排双方转入到商务谈判的阶段。根据集团开展工作的实际情况和部门相关的标准,提出合作事项的内容,咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。
②处理、确定合作事项:本着双赢的原则,接待人员在集团和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见,并进行处理、形成文案,经双方确定后双方各执一份,以备后续签订合作协议之用。
③领导会谈:双方在合作事项达成一致后,双方领导一般会进行互相道贺的仪式,接待人员适时作相关的安排。
10.机场(车站)送车:来访人员离开,由接待人员陪同送车,接待人员除了主动帮来访人员提行李外,如有集团赠送的礼品,一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时,须等到来访人员离开自己的视线范围以后,才能离开。
第四章  接待标准及要求
第8条 根据来访人员的等级规定不同的接待标准。
1.一级来访人员:
陪同人员:原则上由董事长或者集团其他分管领导陪同,特殊情况临时决定。
准备物品:根据来访人员和实际需要,会议室可准备横幅、鲜花、水果、宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、咖啡、茶水、矿泉水、礼品等。如有必要可在集团前台门厅位置准备欢迎牌、花篮等饰品。
2.二级来访人员:
陪同人员:原则上由集团总裁陪同,特殊情况临时决定。
准备物品:根据来访人员和实际需要,会议室可准备宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。
3.三、四级来访人员:
陪同人员:原则上由相关部门负责人陪同,特殊情况临时决定。
准备物品:根据客人和实际需要,会议室可准备宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。
第9条 接待的食宿标准。住宿尽量以集团酒店接待,就餐可根据情况安排的集团酒店或食堂。如果集团食宿资源紧张或客户有其他要求的,由行政管理中心根据《接待食宿标准》(附件2)联络安排。
第五章  接待费用结算
第10条 总裁及总裁授权人审批一级接待费用标准和参观路线,分管副总审批二、三、四级接待,各部门主管负责其他类接待的审批。
第11条 费用报销凭《接待申请单》与发票到财务副总处审核,审批通过,到财务管理中心进行报销。
第六章  附则
第12条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第13条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第14条 附件:(1)接待申请单;(2)接待食宿标准。

 

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