档案管理办法

作者:安全管理网 来源:安全管理网 点击:  评论: 更新日期:2017年12月07日

第一章  总则
第1条 为加强公司档案管理,保证档案管理的有效性、规范性,理顺工作程序,明确工作职责,使档案工作更好地为企业经营管理服务,特制订本办法。
第2条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作,财务档案管理须参照财务有关制度实行。
第3条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分,应根据其自身特点妥善管理,统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。
第4条 主要职责。
1.集团行政管理中心:负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作;负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。
2.集团各中心:负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作;指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。
3.区域公司:负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作;接受集团行政管理中心的统一指导与监督,并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。
第二章  管理体制
第5条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则,进行网络化管理,即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档;区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。
第6条 集团行政管理中心设立档案室,负责公司档案的集中统一管理,并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。
第7条 每个中心/区域公司指定专人(兼职)负责本中心/区域公司的资料的收集和整理,档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人,第二责任人为中心/区域公司负责人。
第8条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理,并移交给行政管理中心档案管理员。
第9条 集团行政管理中心档案管理具体职责。
1.负责集团的档案管理工作,定期或不定期对档案管理情况进行检查,及时协调解决档案管理工作中的问题,确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。
2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。
3.统一管理集团的档案资料,做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。
4.定期进行档案的检查核对工作,保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。
5.及时对超期保管的档案提出处理意见,做好档案的销毁工作。
6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。
7.及时总结档案管理工作情况,向集团汇报档案管理工作,提出档案管理工作的意见和建议。
8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。
9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训,负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。
第10条 区域公司档案管理具体职责。
1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员,认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作,并对公司的档案管理工作进行监督和指导。
2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后,工程、技术部门将有关资料收集齐全,整理完善,及时呈报集团工程管理中心审核,并移交区域公司档案管理部门。
3.区域公司应重视档案管理工作,建立健全科学的档案管理制度;为便于对档案的有效利用,应采用先进技术,配备必要的设备设施,从而实现档案管理的现代化,以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失,确保档案的安全和完整。
4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动,并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时,应及时向集团汇报。
第三章  文件材料的形成和归档
第11条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等,形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。
第12条 归档时间:
1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料(包括电子文件)在次年的1月份前归档。
2.财务类档案五年一归,期间由财务管理中心负责档案管理。
3.审计类档案,由审计部门整理成册(包括电子目录),次年3月底前归档。
4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。
5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。
6.载体类(报刊、照片、光碟),在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。
第13条 归档要求:
1.归档的文件材料必须齐全完整,照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。
2.归档的文件材料必须是原件,必须易于长久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整,审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。
3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案,由该发生直接关联关系的分子公司整理归档,同时报集团行政管理中心档案室备存。
4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录,案卷目录一式两份,一份由档案管理员存档,另一份由归档部门留存,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第14条 归档范围:各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料,重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括:
1.党群工作形成的文件材料:包括党务、工、青、妇,商会、协会等工作形成的文件材料。
2.行政及企业管理工作形成的文件材料:包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准,企业章程,股东大会、董事会、监事会会议,企业机构设置及变更,行政及法律事务,公证、审计,人事任免等工作形成的文件材料。
3.经营管理工作形成的文件材料:包括企业改革、经营战略决策,计划与统计工作,资产管理,知识产权和商业秘密,企业信用管理、形象宣传,合同管理,财务管理,物资管理,营销管理,境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
4.生产技术管理工作形成的文件材料:包括生产准备、组织、调度工作,质量管理、检测、控制工作,能源管理,企业管理现代化和信息化建设,科技管理,生产安全和消防工作,事故分析与处理,交通管理,环境保护、检测与控制,危险源辨识、风险评价与控制,计量工作,标准化工作等方面的文件材料。
5.基本建设项目形成的文件材料:包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程资料、竣工验收证明、竣工图纸。
7.设备仪器管理形成的文件材料:包括购置设备仪器的立项审批、购置合同,设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。
8.会计工作形成的文件材料:包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
9.人力资源管理形成的文件材料:包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。
10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告,以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。
11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。
12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。
第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。
1.“绝密”是保密内容的核心部分,包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的,一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
2.“机密”是保密内容的重要部分,包括在一定时期,一定范围内需要保密的,一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
3.“秘密”是保密内容的一部分,一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
4.“内部”是没有对外的文件,只限于内部有关人员使用。
第四章  档案管理
第16条 档案的分类与编目。
1.档案的分类是以公司全部档案为对象,由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类,形成档案分类大纲,并按档案分类大纲进行编号。
2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记,并编制案卷目录。
第17条 档案的保管。
1.档案室必须有专门档案库房,配备专用的档案柜架,并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。
2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点,发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第18条 归档材料及档案的移交。
1.档案管理员接收归档材料及档案时要认真验收,严格履行交接手续。档案管理员调动工作时,必须办理完移交手续后方可离岗。
2.各部门发生变动、撤销时,应将原部门档案移交公司档案室保管。
第19条 档案的鉴定。
1.档案管理员应依据《档案归档范围和保管期限》(见附件1)划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种,凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。
2.公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定,鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案管理员参加的鉴定小组负责。
3.对归档文件必须在显著位置(例如文件页面的右上角)注明“归档”字样,有密级的还应注明“密级”。
4.凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》(见附件2)上登记,并填写《档案销毁清册审批表》(见附件3)经集团总裁、董事长审批后由专人监销,《档案销毁清册》应立卷永久保存。
第20条 档案室应建立档案统计制度,对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应编制各种档案检索工具,以保证及时、准确地提供利用档案信息。
第21条 档案借阅管理。档案借阅可通过OA流程或填写《档案借阅审批表》(见附件4)进行申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续,填写《绝密、机密档案审批表》(见附件5),未经有关领导批准,不得随意借阅。档案管理员编制《档案借阅登记簿》(见附件6),并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规则:
1.公司档案不允许外单位人员查阅。
2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案,须经总裁批准,方可查阅。
3.公司内部员工因工作需要,由所在部门负责人、行政管理中心批准后可借阅工作范围内的档案。
4.具有保密要求的电子档案,未经批准,任何单位或个人不得擅自复制、传播等,一般情况下不得通过联网方式查阅利用,如遇特殊情况需联网利用时,必须符合企业有关保密规定,并有稳妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或调离本公司的员工,离开前必须归还全部所借档案。
第22条 档案借阅流程
1.内部、秘密档案的借阅:员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→集团档案管理人员归档。
2.机密、绝密档案的借阅:员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→行政副总审批→总裁审批→集团档案管理人员归档。
第23条 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规,任何个人不得擅自公布档案内容,对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为,应追究责任人相应的法律责任。
第五章  附则
第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第26条 附件:(1)档案归档范围和保管期限;(2)档案销毁清册;(3)档案销毁清册审批表;(4)档案借阅审批表;(5)绝密、机密档案审批表;(6)档案借阅登记簿。
 

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